Zo laat je de impact van je evenement doorwerken
Tips van Erik Peekel
Oktober 2019
Juist na afloop van uw evenement kunt u de impact vergroten, maar hoe pakt u dat aan? Ter voorbereiding van ons relatie-evenement stuurde Erik Peekel, auteur van het boek ‘Het evenement dat niemand wil missen – Hoe organiseer je dat?’, onderstaande tips voor het natraject van je evenement.
– geschreven door Erik Peekel
Het verhaal van jouw evenement
Ieder zakelijk evenement vertelt een verhaal; dat kan bijvoorbeeld gaan over innovatie, verbeterkansen of over het vieren van succes. Je wilt na afloop terug kunnen pakken op dat verhaal en je wilt het kunnen delen met een breder publiek. Grijp je evenement aan als een nieuwswaardig moment, bedenk vooraf welke inhoud je wilt vastleggen en in welke vorm je tot een aantrekkelijk verslag komt. Overweeg om tekenaars in te zetten of een videoreporter.
Wandverslag
Wanneer je een inhoudelijke bijeenkomst organiseert voor medewerkers, dan werkt het Wandverslag heel goed. Twee tekenaars vertalen de bijeenkomst in een manshoog kunstwerk. De kunstenaars vullen een wand van foamplaten met uitspraken en cartoons. Na afloop kun je dit Wandverslag een plek geven in het bedrijfspand. Op die manier blijven mensen nog lang napraten over het evenement.
Live cartoonist
Humor zorgt ervoor dat de boodschap blijft hangen. Een live cartoonist creëert diverse cartoons van wat er wordt gezegd en gedaan tijdens het evenement. De belangrijkste bevindingen, de opmerkelijkste zaken en het thema van de bijeenkomst worden op pakkende en duidelijke wijze gevisualiseerd. De cartoonist werkt digitaal, waardoor je de tekeningen tijdens het plenaire programma op het projectiescherm kunt vertonen. De illustraties kun je na afloop gebruiken in het verslag.
Videoverslag
Video is als geen ander medium geschikt om de sfeer van een evenement weer te geven. De wereldberoemde TED-congressen produceren een filmpje van elke spreker. De verhalen maken zij daarmee beschikbaar voor een breed publiek. De filmpjes hebben de TED- congressen wereldberoemd gemaakt en dankzij de filmpjes hoeven ze verder niet veel te doen om top-sprekers en bezoekers aan te trekken.
Het is niet eenvoudig om een goed inhoudelijk filmpje te maken van elke spreker. Daar heb je goede professionals en budget voor nodig. Het is makkelijker en voordeliger om een kort nieuwsitem te produceren. Een kort videoverslag van het hele event is geschikt om na te sturen en te verspreiden via online vakpers en social media. Bovendien kun je het filmpje gebruiken om een vervolgevenement te promoten. Bij de uitnodiging kun je dan een link naar het filmpje meesturen. Genodigden kunnen zich daarmee een beeld vormen van wat zij kunnen verwachten. In een videoverslag kun je deelnemers laten vertellen hoe zij het evenement ervaren. Zo’n videoverslag moet niet langer duren dan 2 minuten, anders wordt het minder bruikbaar.
Vlogger
Vloggers delen hun dagelijkse leven in filmpjes. Die werkwijze kun je ook toepassen op jouw evenement. De live vlogger bezoekt je evenement en maakt er drie korte vlogs van, de filmpjes worden op locatie gemonteerd en direct online gezet. Het eerste filmpje deel je bijvoorbeeld in de ochtend, dan één in de middag en tot slot één na afloop. Ieder filmpje heeft een ander onderwerp, afgestemd op de doelstellingen van je evenement.
Het evenement dat niemand wil missen
Erik Peekel is oprichter van Aaaaha! Bureau voor live communicatie, zijn bureau helpt organisaties met het organiseren van evenementen die niemand wil missen. Erik organiseerde een seriemasterclasses voor organisatoren en verzamelde direct hun beste tips. Die tips bundelde hij in het boek ‘Het evenement dat niemand wil missen’. We starten onze Business BBQ met zijn masterclass.
